Rédaction Technique – Estimer le Délai et le Taux de Travail

Un traducteur est contraint à garder la même structure de phrases, donc la quantité de travail est proportionnelle au nombre de mots dans le document. Ainsi, un traducteur peut citer un coût de la traduction, à l'avance, basé sur le nombre de mots dans le document.

Un rédacteur technique n'est pas dans cette position. La quantité de travail impliqué dans un document de 5 pages pourrait être plus importante que dans un document de 100 pages, si le type d'édition requis pour les deux documents n'est pas identique.

L'analyse suivante, bien que basée sur l'expérience moyenne d'un grand nombre de documents (tous en anglais), est basée sur un ensemble de documents de type très semblables. Il serait facile de trouver des exceptions pour lesquelles cette analyse ne fonctionnerait pas. En conséquence, cette analyse est seulement offerte ici comme guide initial très approximatif. On ne le prévoit pas comme offre contractuelle.

Rassemblement des Paramètres

Cette analyse suppose que nous regardons un document textuel simple, en anglais, écrit dans FrameMaker, Word, ou équivalent.

Parmi ces pages, diagrammes et tables, un certain nombre (Np, Ng et Nt) d'entre eux doit subir une modification. Typiquement, Np=Tp, Ng=Tg et Nt=Tt pour un nouveau projet, mais ce ne serait pas pour l'entretien et la mise à jour d'une suite existante de documents.

(On doit remarquer que Np signifie le nombre de pages qui doit subir des modifications, même si la modification est à un mot simple à un paragraphe, ou à un changement à un diagramme ou à une table qui est déjà compté dans le chiffre de Ng ou de Nt).

Coût des Modifications

Le coût des modifications (principalement dans le premier cycle de révision) doit être proportionnel aux trois paramètres, Np, Ng et Nt. Naturellement, une partie du travail impliqué en mettant à jour un diagramme ou une table est déjà expliqué en la valeur de Np. Le coût d'éditer une table est presque le même que le coût d'éditer un bloc de textes occupant le même espace, mais le coût d'éditer un diagramme est approximativement 3,5 fois cela. Ainsi, il y a un facteur de 2,5*Ng+0.0*Nt à ajouter au chiffre de Np.

Il y a ensuite deux constantes à multiplier dans la somme. La première est une constante dont la valeur est 1,0, indiquant une quantité normale d'édition à chaque page, et l'autre est approximativement 0,06, ce qui convertit la valeur finale en unités de journées.

Coût de Vérification du Document

Puisqu'un rédacteur technique n'est pas contraint comme un traducteur, les changements du document peuvent, dans certains endroits, être tout à fait substantiels. De toute façon, le rédacteur technique renverra le document édité à son propriétaire, pour que le propriétaire puisse l'approuver.

Si le propriétaire du document n'est pas satisfait avec le nouvel état du document, il (elle) le communiquerait au rédacteur technique, normalement sous forme d'annotations pour indiquer les changements éventuels. Le document retournera au rédacteur technique pour un nouveau cycle.

Le document typique aura probablement juste besoin de deux cycles, et sera signé très vite. Cependant, il n'est pas impossible qu'un document ait besoin de plus de cycles de révision que cela. Ceci n'est pas nécessairement une réflexion sur la qualité du travail du rédacteur technique ; ce pourrait être une réflexion sur la qualité du travail du propriétaire du document ; ou bien encore, ce pourrait être une réflexion sur les circonstances qui sont en dehors de la commande de l'une ou l'autre d'elles (comme décrit sous la rubrique "Indirect measures").

Le coût des cycles de révisions multiples peut être estimé en calculant Tp-(Tg+Tt)/2, et se multiplier par le nombre de cycles de révision, Nc, avec une constante, approximativement 0,04, pour le mettre dans les unités de journées. L'expression Tp-(Tg+Tt)/2 est fondée sur l'hypothèse que les longs documents prennent plus longtemps à être contrôlés que les documents courts, mais que les diagrammes et les tables prennent l'espace sur la page sans exiger tellement l'attention pendant cette phase de vérification simple, avec le diagramme moyen et la table moyenne prenant approximativement la moitié d'une page chacun.

Finalement, il y a un constant de 0,5 d'une journée à ajouter au total, pour tenir compte des choses comme l'effort administratif à rassembler le document du propriétaire, l'installer sur l'ordinateur, organiser la publication et archiver le document final.

Estimer le Coût et la Durée d'une Révision

Le coût du document, en journées, peut être estimé à partir de l'expression suivante :

Voici un petit tableur Excel contenant cette expression (avec toutes les cellules verrouillées sauf celles donnant les sept paramètres numériques). Il faut encore souligner que cette expression est donnée seulement à titre de conseils, mais qu'elle a bien été confirmée par l'expérience, sur un grand nombre de cas réels.

La Latence et le Délai

Il doit être noté, aussi, que ceci donne le coût estimatif du document en journées d'effort déployé réel (ignorant les périodes passées sur d'autres choses, comme progresser sur d'autres documents en attendant des réponses, des questions sur ce document). Ceci ne donne pas directement le temps qu'il faudra prendre pour compléter le document.

Cependant, une figure approximative peut être dérivée. Le rédacteur technique doit programmer probablement ce document avec d'autres projets, le rédacteur technique pourrait prendre au moins 2W jours pour faire ces W journées de travail. Mais, il y a plusieurs raisons pour que ce délai puisse être plus long que la moyenne, ou plus court. De même, le propriétaire du document devra probablement programmer le travail de revue sur les brouillons de ce document avec d'autres projets. Ceci pourrait également prendre au moins 2W jours. Pendant le processus, le rédacteur technique peut être en contact fréquent (par téléphone, ou face-à-face) pour demander plus d'informations, ou pour juger l'urgence du document par rapport aux autres travaux que les deux personnes sont aussi en train de faire.

Donc, le délai total, entre le début et la fin du travail, peut prendre plusieurs semaines, mais il est aussi possible de tout faire dans une seule journée si le travail est urgent, assez simple et bien formulé.